Cara Membuat Auto Reply WhatsApp Business, dari Pesan Away sampai AI Agent (+20 Contoh)

Auto reply WhatsApp Business adalah balasan otomatis yang terkirim saat pelanggan menghubungi bisnis Anda, misalnya pesan sambutan untuk chat pertama atau pesan di luar jam kerja. Di aplikasi WhatsApp Business, fitur ini tersedia gratis lewat menu Alat Bisnis: Pesan Sambutan dan Pesan Away. Untuk bisnis yang lebih ramai, WhatsApp Business API memungkinkan auto reply yang jauh lebih pintar: menu tombol, balasan berdasarkan kata kunci, jadwal operasional per tim, sampai AI agent yang benar-benar menjawab pertanyaan pelanggan.

Artikel ini membahas tiga tingkatan auto reply, cara mengaturnya, 20 contoh pesan yang bisa langsung dipakai, dan kesalahan yang membuat auto reply justru membuat pelanggan kesal.

Tiga tingkatan auto reply

Ketiganya bisa dikombinasikan. Misalnya, menu tombol untuk memilih cabang, lalu AI agent menjawab pertanyaan bebas setelahnya, dan admin manusia mengambil alih bila diperlukan.

Cara membuat auto reply di aplikasi WhatsApp Business

Pesan sambutan

1. Buka aplikasi WhatsApp Business, lalu Pengaturan, kemudian Alat Bisnis.

2. Pilih Pesan Sambutan dan aktifkan.

3. Tulis pesan sambutan, lalu pilih penerima: semua orang, semua kecuali kontak tertentu, atau hanya kontak tertentu.

4. Simpan. Pesan akan terkirim saat pelanggan menghubungi Anda pertama kali atau setelah 14 hari tidak ada percakapan.

Pesan away

1. Di Alat Bisnis, pilih Pesan Away dan aktifkan.

2. Tulis pesan, lalu atur jadwal: selalu kirim, jadwal khusus, atau di luar jam kerja sesuai profil bisnis.

3. Pilih penerima dan simpan.

Fitur ini praktis, tetapi terbatas: hanya satu pesan sambutan dan satu pesan away, tidak bisa membaca isi pertanyaan, dan hanya berjalan di satu nomor tanpa pembagian ke tim.

Auto reply yang lebih pintar dengan WhatsApp API

Dengan WhatsApp Business API, auto reply menjadi bagian dari alur layanan yang utuh. Di ChatMo, ada tiga cara yang paling sering dipakai:

Workflow dengan menu tombol

Saat pelanggan mengirim pesan pertama, workflow mengirim sapaan dan tombol pilihan seperti "Cek pesanan", "Info produk", dan "Bicara dengan admin". Setiap pilihan bisa memicu langkah lanjutan: mengirim informasi, memberi label, atau meneruskan chat ke tim tertentu.

Kondisi waktu: jam kerja dan di luar jam kerja

Workflow ChatMo bisa memeriksa hari dan jam pesan pertama. Misalnya, chat yang masuk Senin sampai Sabtu pukul 08.00-20.00 langsung diteruskan ke admin, sedangkan chat di luar jam itu menerima pesan bahwa tim akan membalas besok pagi, lalu diserahkan ke AI agent agar pelanggan tetap terlayani.

Kata kunci pesan pertama

Workflow juga bisa membaca kata kunci di pesan pertama, misalnya "resi" atau "komplain", lalu memberi label, mengirim balasan yang sesuai, dan meneruskan chat ke tim yang tepat.

AI agent

AI agent membaca pertanyaan dalam bahasa sehari-hari dan menjawab dari dokumen bisnis Anda: harga, stok, kebijakan, jadwal. Bila pertanyaan di luar kemampuannya, AI menyerahkan chat ke admin. Pembahasan lengkapnya ada di artikel chatbot AI WhatsApp untuk customer service.

20 contoh pesan auto reply WhatsApp

Pesan sambutan

1. "Halo, terima kasih sudah menghubungi Toko Kami. Ceritakan apa yang Anda cari, kami bantu carikan."

2. "Hai kak! Selamat datang di Klinik Sehat. Mau konsultasi, cek jadwal dokter, atau reservasi? Pilih salah satu tombol di bawah ya."

3. "Halo, ini layanan WhatsApp resmi Kursus Pintar. Untuk mempercepat, sebutkan nama dan kelas yang diminati."

4. "Terima kasih sudah menghubungi kami. Tim kami biasanya membalas dalam 5 menit pada jam kerja."

Di luar jam kerja

5. "Halo, kami sedang di luar jam operasional (Senin-Sabtu, 08.00-20.00 WIB). Pesan Anda sudah kami terima dan akan dibalas besok pagi."

6. "Terima kasih sudah menunggu. Tim kami kembali pukul 08.00 WIB. Sementara itu, info harga dan katalog bisa dilihat di tokokami.com/katalog."

7. "Saat ini admin sedang istirahat. Asisten virtual kami tetap bisa membantu soal stok, ongkir, dan status pesanan. Silakan ketik pertanyaan Anda."

8. "Pesanan yang masuk di luar jam kerja tetap kami proses besok pagi sesuai urutan masuk. Terima kasih atas kesabarannya."

Hari libur dan momen khusus

9. "Selamat Hari Raya! Tim kami libur pada 31 Maret sampai 2 April. Pesanan akan dikirim mulai 3 April."

10. "Selama Ramadan, jam layanan kami 09.00-16.00 dan 19.30-22.00 WIB."

11. "Kami sedang menerima pesanan yang sangat banyak karena promo. Waktu balasan bisa sedikit lebih lama, mohon maaf ya."

Konfirmasi dan status

12. "Pertanyaan Anda sudah kami teruskan ke tim teknis. Estimasi balasan maksimal 1x24 jam."

13. "Bukti transfer sudah kami terima. Tim keuangan akan memverifikasi dalam 30 menit pada jam kerja."

14. "Terima kasih, data reservasi Anda sudah tercatat. Kami akan mengirim konfirmasi jadwal dalam beberapa menit."

15. "Komplain Anda sudah tercatat dengan nomor tiket {{nomor}}. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanannya dan akan menghubungi Anda secepatnya."

Mengarahkan ke kanal lain

16. "Untuk pertanyaan seputar tagihan perusahaan, silakan hubungi [email protected] agar dokumen bisa diproses."

17. "Untuk konsultasi panjang, lanjutkan di halaman chat kami agar bisa kirim foto dan dokumen lebih mudah: [link webchat]."

18. "Pertanyaan seputar lowongan kerja bisa dikirim ke [email protected]. Nomor ini khusus layanan pelanggan."

Penutup percakapan

19. "Terima kasih sudah menghubungi kami. Jika ada pertanyaan lain, cukup balas pesan ini kapan saja."

20. "Senang bisa membantu! Bagaimana pelayanan kami hari ini? Balas angka 1 sampai 5."

Contoh alur auto reply lengkap untuk toko online

1. Pesan pertama masuk. Workflow memeriksa waktu: bila di jam kerja, kirim sapaan dengan tombol "Cek pesanan", "Tanya produk", dan "Komplain".

2. Pelanggan memilih "Cek pesanan". Workflow memberi label "status pesanan" lalu menyerahkan chat ke AI agent yang bisa membaca nomor pesanan dan menjawab statusnya.

3. Pelanggan memilih "Tanya produk". AI agent menjawab dari katalog dan basis pengetahuan, lalu menawarkan link pembelian.

4. Pelanggan memilih "Komplain". Workflow memberi label "komplain", mengirim pesan permintaan maaf singkat, dan langsung meneruskan chat ke admin manusia.

5. Di luar jam kerja, pelanggan menerima pesan jam operasional, lalu tetap dilayani AI agent untuk pertanyaan yang bisa dijawab otomatis.

Alur ini memastikan pertanyaan rutin selesai cepat, sementara komplain tidak pernah ditangani mesin saja.

Auto reply di WhatsApp Unofficial

Bila Anda memakai WhatsApp Unofficial (terhubung lewat scan QR), workflow dan AI agent ChatMo tetap bisa dipakai. Pada channel ini, menu tombol ditampilkan sebagai menu bernomor yang dibalas pelanggan dengan angka. Aktifkan Reply Delay agar balasan AI terasa seperti diketik manusia, dan hindari mengirim pesan otomatis yang identik ke banyak nomor.

Praktik terbaik auto reply

• Singkat dan jelas. Pelanggan membaca auto reply sekilas. Dua sampai tiga kalimat sudah cukup.

• Beri jalan keluar. Selalu ada pilihan untuk berbicara dengan manusia.

• Jangan menyamar sebagai manusia. Pelanggan menghargai asisten virtual yang jujur dan membantu.

• Beri jeda yang natural untuk AI. Di ChatMo, pengaturan Reply Delay membuat AI menunggu beberapa detik sebelum membalas, dan pesan pelanggan yang beruntun dijawab dalam satu balasan.

• Perbarui untuk momen khusus seperti libur nasional dan promo besar.

Kesalahan yang sering terjadi

1. Auto reply berulang setiap kali pelanggan mengirim pesan, sehingga terasa seperti spam.

2. Menu terlalu panjang, lebih dari enam pilihan, membuat pelanggan bingung.

3. Janji yang tidak ditepati, misalnya "dibalas dalam 5 menit" padahal tim sedang kewalahan.

4. Tidak ada pesan di luar jam kerja, sehingga chat malam hari terasa diabaikan.

5. Lupa menghitung biaya. Di WhatsApp API, auto reply juga termasuk pesan yang dihitung biayanya setelah kuota gratis. Satu pesan sambutan yang jelas lebih hemat daripada tiga bubble pendek. Detailnya di artikel biaya WhatsApp API per pesan.

Mengukur dampak auto reply

Bandingkan metrik berikut sebelum dan sesudah auto reply diaktifkan:

• Waktu balasan pertama rata-rata, termasuk di luar jam kerja.

• Persentase chat yang selesai tanpa admin bila memakai menu atau AI agent.

• Jumlah pesan susulan seperti "halo?" yang menandakan pelanggan menunggu terlalu lama.

• Konversi chat ke pesanan, terutama untuk chat yang masuk malam hari.

Penjelasan lengkap metrik layanan pelanggan ada di artikel KPI customer service.

Auto reply untuk hari libur dan musim ramai

Hari libur nasional, cuti bersama, dan musim belanja seperti Ramadan atau akhir tahun adalah saat auto reply paling diuji. Pelanggan tetap menghubungi, sementara tim sedang libur atau kewalahan. Siapkan beberapa hal berikut jauh hari:

• Pesan libur khusus yang menyebutkan tanggal libur, tanggal tim kembali bekerja, dan apa yang tetap bisa dilayani, misalnya pesanan tetap diterima tetapi dikirim setelah libur.

• Informasi pengiriman seperti batas akhir order sebelum libur dan perkiraan keterlambatan kurir.

• Basis pengetahuan AI yang diperbarui dengan jadwal libur dan promo musiman, agar AI tidak menjanjikan pengiriman yang tidak mungkin.

• Jalur darurat untuk kasus yang tidak bisa menunggu, seperti masalah pembayaran, dengan admin piket yang jelas.

Contoh pesan: "Halo Kak, terima kasih sudah menghubungi kami. Tim kami libur 30 Maret sampai 3 April. Pesanan tetap bisa dibuat dan akan dikirim mulai 4 April. Untuk kendala pembayaran, ketik BAYAR dan admin piket akan membantu." Jangan lupa mengembalikan pesan normal setelah libur selesai.

Kesimpulan

Auto reply adalah cara termurah untuk membuat pelanggan merasa dilayani, bahkan saat tim sedang tidak online. Mulailah dari pesan sambutan dan pesan away di aplikasi, lalu naik ke menu tombol dan AI agent saat chat semakin ramai. Kuncinya tetap sama: pesan yang singkat, ekspektasi yang jelas, dan jalan keluar ke manusia.

Ingin auto reply yang benar-benar menjawab pertanyaan pelanggan 24 jam? Pelajari AI Agent ChatMo atau jadwalkan demo.